Notion — формулы и как их использовать | продвинутые функции баз данных в Notion

добрый день уважаемые зрители я продолжаю рассказ про функции сервиса на ужин в прошлый раз я рассказывал вам о том как выглядят и работают базы данных а также как создавать связанные базы данных но то были простые и основные вещи и сегодня я расскажу о более прикладных вещах о том как с помощью формул база данных может работать со своими свойствами и о том как с помощью функций рилейшнз и roll up база данных могут связываться друг с другом и обрабатывать эти данные я постараюсь осветить это в двух выпусках если получится достаточно кратко это будет 1 выпуска но пока что давайте поговорим про наиболее простую вещь здесь пожалуй про формулы это более естественно для нас вещь так как очень похожи на функции из excel поехали итак я приготовил определенную таблицу с которой мы будем работать вот вы здесь видите это уборка концерт написание статьи и поездка за город то есть это такие типовые задачи и соответственно я уже подготовил пару свойств который содержит определенную информацию по этим задачам то есть в одной вы видите метки там с пометками важно срочно поездка и так далее другом вы видите да ты и сейчас мы на основании этих свойств будем составлять формулы которые будут эти самые свойства обрабатывать и так вообще откуда берутся формулы а также relation и лап что и вообще такое это такие типы полей которые мы можем здесь заводить создаются они точно так же как и другие поля вот например этим сюда и видим формула рилейшнз в виде стрелочки и roll-up здесь нарисована в рачительно стекло потому что roll up он подыскивает необходимые значения и производит с ними операции так сегодня мы начинаем с формулами давайте пока долю эту ячейку у нас есть наша таблица наши базы данных конечно это может быть не только таблицы это может быть любой вид базы данных как я говорил это совершенно неважно прошлых видео рассказывал вам об этом и что такое что мы можем сделать с помощью формул вообще формулы они работают достаточно гибко и со многими типами данных текстовые числовые с датами с метками так далее и варианта формулу может быть очень много чтобы вы получили просто понимание как работает формулы чем они могут вам пригодиться именно в на уж он с какой-то может быть маленькой но у шин спецификой я выписал вот пять вариантов о которых я вам сейчас расскажу начиная от более простых вещей к более сложным поехали первое что мы можем показать это давайте посмотрим как но уж нам будет показывать номер текущей неделе такая бывает задачка если вы составляете кута план задач в на уж он-то в отдельность в отдельном столбце может быть полезно показывать номер недели подати возьмем это назовем номер недели выбираем тип формула и теперь смотрим вот у нас создался такой столбец в котором мы теперь будем прописывать формулу как это выглядит кликаем либо в заголовок и дальше выйдет формула либо просто в пустое значение вот сюда мы получаем окошко где можем писать эту самую формулу вот наверху строчка для создания формулы слева у нас такие строительные блоки которыми мы можем эту строчку заполнять то есть сначала у нас идут наши столбцы то есть видите да то метки и названия дальше у нас идут разные константы математические истина или ложь это логические константы и разные операторы и функции логические операторы там например если там или и так далее оператор с числами операторами сложить операторы с со строками и прочие в самом конце у нас большой-большой набор функций функции это соответственно такие вещи которые берут некоторые аргументы например строковый и соединяет вот concat функция берет две строчки и объединяет их я покажу вам как это работает есть функции которые работают с датами с числами и так далее итак первое что мы хотим это показывает номер неделя кстати справа как вы видите описание того на что я навожу вы можете начать печатать

сущность я вот начинаю печатать и вижу формат дейт она как раз отформатировать дату подставленную с помощью никого параметра сейчас я начал писать эту формулу потом нашел ее кликнул теперь я напишу некую стандартную формулу на у она возвращает текущее значение текущую дату и дальше мы указываем в качестве параметра здесь в кавычках букву w и это первая буква слова вик то есть неделя и когда я закрою сейчас скобку у нас появится значение 9999 то есть вот в этой вот в этом столбце появилось значение текущей неделе 9 это самое простое что можно сделать давайте мы немножко отредактируем поставим нет на у а поставим неделю из-за нашего столбца дата поехали кликаем сюда и вуаля получаем 99 дальше идет 10 недель а потом 8 вот такой очень простой пример как можно начать работать с формулами давайте мы скроем пока этот простой пример и проведем другую манипуляцию посчитаем количество дней указанных в столбце дата то есть чтобы вы могли посмотреть и понять сколько вам дней осталось до выполнения задачи или наступлении определенного события пишем да не это дальше мы выбираем здесь ведь формула пишем и так далее теперь у нас нам надо выбрать новую функцию которая называется be between насколько я помню do it between то есть она возвращает разницу между двумя датами мы соответственно прокликивать дальше мы кликаем сюда в строчку и она нам мы получаем обратно всю нашу табличку вот здесь и выбираем поле дата второе как не сложно догадаться будет второй аргумент будет на у то есть текущая дата и теперь последний аргумент то в каком виде нам будет возвращаться это функция мы хотим чтобы нам показывал количество дней мы пишем diys и сейчас я закрою ту с помощью скобочки эту функцию и ой не метки я промахнулся конечно да то вот и получаем минус 2 дня то есть события прошло 2 дня назад 2 дня 6 дней и минус 9 дней вот так мы получаем количество дней до мероприятия можно пойти немножко дальше поскольку у нас 100 формулы и руки развязаны то мы можем не просто написать количество дней она писать именно вписать это слово дней в сам столбец как то делать сначала мы число превращаем в строку это делается через функцию format смотрите число минус 2 переместилась влево это означает что число превратилась в строку строки начинается у нас слева а теперь мы давайте добавим к этому к той строке через функцию concat конкатенация добавим слова дней бум получилось немножко неуклюже в первых столпы в первых ячейках минус 2 дней можно пойти ещё дальше конечно но здесь у нас выглядит уже нормально 6 дней минувших дней то есть можно и дальше прописать условии что если двойка стоит то мы пишем два дня они дней но в качестве примера я думаю и так понятно как это работает соответственно вот мы посмотрели как мы вытаскиваем числовые данные точнее параметры даты превращаем их числа потом превращаем строку и что-то с этим еще делаем вот так вот работает функции давайте пойдем дальше и поставим будем ставить галочки если у нас событиями мероприятия имеет отметку важно или срочно помощь атаки галочек мы будем сразу виды видеть задачи которым нужно обратить наибольшее внимание давайте назовем для начала срочно и создадим функцию а формулу как будет работать формула будет проверять если в метках вхождение слова срочно для этого у нас

будет использоваться специальная функция которое называется контент то есть проверка содержит ли одно в себе другое сначала мы берем снова метки а потом прописываем что собственно должно содержать слова важны слова пардон срочно-срочно не там поставили все поставили и что мы видим у нас появилось три галочки отмечены потому что слово срочно есть не только здесь но и здесь в ненужных нам ячейках где написано не срочно то есть эти случаи нам надо как-то отсекать как мы можем сказать в нашей формой чтобы она учитывала не срочно игнорировала учитывала срочно игнорировала записи не срочно для этого надо сказать увеличит нашу формулу написать проверка содержит срочно и не содержит ни срочно поэтому мы пишем по-английский and not дальше у нас будет все та же самым просто возьмем и скопируем и здесь просто запишем не срочно все теперь у нас есть вот такая запись и отметка только напротив задачи не строй задачи срочно теперь мы хотим добавить к этому еще учет важных задач давайте назовем это срочно или важно идем редактировать нашу формулу и понимаем что теперь нам нужно сделать такой же условие через оператор или то есть если бы одно или другое для этого мы сначала to watch скопируем заключаем все скобки и дальше пишем это одно условие дальше по английски пишем или or и скопируем это же наши условия только заменим здесь срочно на важно не важно бум вот теперь мы получаем что у нас горит эта отметка либо там где стоит срочно важно это достаточно удобная формула которая позволит вам легко проверять по меткам не выискивать среди меток нужные вам цвета или просто сами метки а видеть ага вот здесь стоит важная метка для меня поехали уделим этому максимальное внимание скроем от скроем это поле у нас осталась последняя для демонстрации я даже не будут прописывать это сам самостоятельно взял где-то в интернете уже не помню где такую формулу формула ставит крестик если событие уже прошло и ставят галочку красивую если события еще не наступило так вы знаете что вы просрочили что нет мы уже делали что-то подобное вот только что когда показывали количество дней но здесь мы просто в явном виде смотрим как это будет работать создаем формулу назовем его прошло ли ее прошло ли выбираем тип формула и я просто копирую в принципе вы уже все знаете сначала у нас стоит оператор if если то есть если выполнено 1 вот здесь стоит between the выполняется второе то есть ставится галочка если не выполнено то выполняется 3 то есть крестик условие нас такая дата между полем дата и текущим днем должна быть положительная то есть осталось как минимум один день для события тогда мы ставим галочку в противном случае ставим крестик вот так это выглядит соответственно здесь крести к эти события которые еще не наступили у нас получается галочка вот так работают формулы в принципе ничего сложного но формулы могут быть реально очень комплексные в интернете можно найти много примеров всяких вложенных формул со сложными условиями если вам это интересно поищите можете задавать вопросы в комментариях я постараюсь ответить на них и применяйте формулы в своей работе с на уши по этому материалу у меня пока все увидимся в следующем ролике где я буду говорить про relations labs и как максимально использовать ваши разобщенные данные по разным базам данных спасибо что были со мной если вам понравилось видео подписывайтесь на канал ставьте лайки нажимайте колокольчик и увидимся в следующем ролике пока