Как работать эффективно. Тайм-менеджмент от Ильи Балахнина

но дело в том что на самом деле эффективные системы тайм-менеджменту от неэффективных систем тайм-менеджмента отличает как раз в первую очередь четкое представление тех кто практикует эффективные системы что никакого тайм-менеджмента конечно не существует невозможно представить себе ситуацию при которой какой-то человек Ну кроме каких-то совсем терминальных клинических психиатрических случаев может серьезно заявлять что он управляет временем очевидно что времени никто не управляет и более того время это такой замечательный ресурс который по умолчанию доступен всем по абсолютно одинаковом объеме Любой человек принадлежащий к виду Homo sapiense обладающий двумя руками двумя ногами одной головой скорее всего все-таки обладает примерно одинаковым объемом времени 24 часами в сутках примерно семью сутками в неделю примерно четырьмя неделями там с каким-то хвостиком месяц 12 месяцев году Ну и там в зависимости от пола и каких-нибудь других стартовых условий примерно до 50-80 годами жизни таким образом когда мы говорим с вами о том что отличает людей которые успевают сделать больше от людей которые успевают сделать меньше причем не просто вакууме а именно в ситуации профессиональных сервисных фирм мы с очевидностью должны заключить что повторяюсь никакими особыми навыками управления временем Эти люди не обладают есть такая замечательная поговорка и часто цитирует глубоко мы ценимый Александр Семенович Фридман это поговорка ирландцев Когда Бог создавал время он создал его достаточно и действительно мы можем с вами с уверенностью заключить что времени всегда более чем достаточно при условии что мы грамотно к этому времени подходим Следовательно первое заблуждение которое Нам необходимо день инсталлировать это заблуждение связанное с тем что мы можем управлять временем Вовсе нет чем мы действительно можем управлять так это списками перечнями приоритетов поэтому наша с вами сегодняшняя встреча наш с вами сегодняшнее занятие на практике посвящено именно вопросу управления приоритетами и вопросу выставления приоритетов а также тому как грамотно работать с информацией Следовательно вывод первый никакого тайм-менеджмента нет но есть менеджмент приоритетов и есть менеджмент информации и те люди которые успешно с этим справляются у них обычно все и с тайм-менеджментом хорошо сразу оговоримся наверняка и особенно если вы работаете в сфере профессиональных сервисных фирм вы уже сталкивались с тем что работа консультанта работа юриста работа бухгалтера аудитора и так далее Это действительно очень интенсивно и сложная работа она характеризуется целым рядом таких серьезных водных параметров которые конечно создают для любого сотрудника профессиональной сервисной фирмы И огромное количество преимуществ но и серьезное количество как бы недостатков требуется более высокая работоспособность действительно рабочий день Редко нормирован чаще всего это 14 бывает что и 16 часов работы в сутки Ну и фактически такой понятный цикл работа сон работа сон работа Совершенно очевидно что для того чтобы повысить собственно производительность многие сотрудники профессиональных сервисных фирм широко применяют Разные классы Ну скажем так способов поддержки Разные классы таких экзоскелетных решений где-то это может быть кофе Где этот может быть зеленый чай где-то это может быть эксперимент по поводу там не знаю дробного сна где-то это могут быть эксперименты с достижениями фармакологии в частности Ваш покорный слуга например для себя избирает именно этот путь да то есть я считаю что самый лучший способ повышать производительность это работа соответственно с фармакологическими препаратами да В первую очередь препаратами из группы Но об этом мы с вами опять же говорить не будем да то есть это все действительно такие крайне эффективные важные вещи без которых скорее всего быть эффективным специалистом в профессиональной сервисных фирмах не получится Ну по крайней мере мне такие кейсы неизвестно Но это конечно выходит далеко за рамки нашей сегодняшней встречи и конечно требует консультации с врачом но важно понимать что бы совершенно замечательными методами и способами поддержки собственной производительности с точки зрения физиологии вы не пользовались Если вы не научитесь грамотно выставлять приоритеты и грамотно управлять информацией конечно ничто не поможет обратное тоже верно Даже самый талантливый специалист по управлению приоритетами управления информацией вряд ли справиться с работой в профессиональной сервисной фирме не имея дополнительной функциональной подпитки Но мы с вами будем говорить именно про эти навыки про навыки собственные начнем с вами с менеджмента информации очевидно что сотрудники профессиональных сервисных фирм как никто другой сталкиваются с огромным количеством информации это могут быть письма это

могут быть сообщения в всевозможных мессенджерах это могут быть огромным в огромном объеме годовые отчеты компании слайды сведения о рынках внешние исследования книги в конце концов действительно как замечает Дэвид мастер любого сотрудника профессиональный сервисной фирмы внутри гложет только одна мысль по-прежнему ли я самый умный человек в этой комнате или я уже от кого-то отстала меня скоро уволит и заменит все это побуждает сотрудников профессиональных сервисных фирм искать для себя огромное количество информации о всех источниках и грамотно с ними работать Здесь также стоит оговориться что есть очень важный контур управления информацией это контур технологический экологический контур что имеют в первую очередь это правильные подходы к ведению хранению заметок использование всевозможных приложений и решений для того чтобы хранить знания и формировать собственную базу знаний правильные подходы например к созданию закладок Ну и так далее тому подобное На здесь мы тоже не будем об этом говорить лишь наверное упомяну наиболее любимые мной моими коллегами сервисы которые мы широко применяем в рамках нашей деятельности Но именно для лично себя не в рамках корпоративной работы значит первую очередь я бы отнес к ним такие замечательные решения как Pocket наверняка он многими используется это сервис для сохранения информации с разных сайтов я убежден что подавляющее большинство слушателей скорее всего используют Pocket для того чтобы лучше управлять закладками лучше управлять страницами сайтов которые нужно в будущем прочесть и тогда и тому подобное это всевозможные ридеры самый любимый Reader с точки зрения rss фидов это фидли тоже наверняка многие из вас используют для того чтобы быстро поглощать десятки и даже сотни сайтов информации Ну кто-то Вместо фидли может использовать например instapaper да ну это вот кому что больше нравится Лично мне больше нравится фидли соответственно очень важным по нашим опыту собственно навыкам является навык сбора всей этой информации в какие-то системы и не столько сов сколько скорее логику по приточении информации знаменитое это сатель кастон система предложенная знаменитым Николасом ломаном которая позволила николасу Луну за сравнительно короткий срок написать огромное количество научных работ николас-слума на эту систему кастом воплощал в бумажных карточках Вы можете воплощать её собственно в профессиональных софтверных решениях к ним можно отнести например ношен который мы используем в том числе как корпоративную базу знаний можно использовать Брейн это знаменитая решение приложения для хранения информации ну или вот например Сергей худобеков который вы часто видите на других занятиях нашего курса Он широко применяет такой сервис как обсидиан Ну и обсидиан в целом был придуман именно для того чтобы по сути своей вот управлять информацией в логике стелькастом при этом повторяюсь кто-то может использовать другие сервисы кто-то может использовать Evernote наверняка подавляющее большинство слушателей используют Эвер ноут это конечно самое известное в мире самое широко распространенное приложение для хранения данных управления базами знаний Ну вот лично для меня например для других моих коллег Эвер ноут показался немножечко узким по функционалу Хотя конечно у него тоже есть широкий пул преимущества без относительно того какой технологический стек вы выбрали для управления информацией вы в любом случае должны избрать для себя некую методологию работы с информацией и Какую бы информацию вы не обрабатывали можно заключить что есть некий универсальный метод этот метод называем внутри себя вслед за книгой продуктивный Ниндзя методом Корд Ну как вы тоже на это уже догадываетесь корт Это скорее всего какая-то аббревиатура Так оно и есть на собственно это аббревиатура от 4 глаголов collect органайз review does для того чтобы эффективно работать с любой информацией необходимо освоить 4 класса процессов это процесс сбора этой информации это процессы организации этой информации это процессы пересмотра этой информации это процессы применения этой информации на практике первое очень важное правило которое необходимо для себя соответственно запомнить эти процессы ни при каких обстоятельствах нельзя пересекать во времени самая частая ошибка с которой мы сталкиваемся например следующее допустим вы свой выходной сели где-нибудь в ресторане Или в кафе открыли ноутбук или открыли книгу нашли там какую-то информацию она каким-то образом

срезонировалась тем что сейчас происходит вашей профессиональной деятельности и вы сразу побежали эту информацию каким-то образом куда-то имплементировать это на самом деле совершенно неприятный и Тупиковый подход если информация оказался совсем страшные существует какая-то вероятность того что эта информация останется в вашей системе знаний может быть потом соответственно где-то широко применена но при прочих равных конечно эти процессы стоит размыкать проще говоря необходимо уделять отдельное время на сбор информации Центральной идеей в сборе информации конечно является концепция Inbox то есть некоего места или группы мест где вся информация которую вы с которой вы столкнулись Ну и сочли полезный по крайней мере теоретически полезной Копится Дело в том что еще одним очень важным заблуждением тайм-менеджмента является идеей о том что дескать хорошо организованные люди с помощью того что они все записывают мне получается ничего не забывать поэтому они всю свою работу Типа делают это конечно Полная ерунда потому что в принципе тлетворная идея слава богу Никто не обязан все делать работы всегда на самом деле больше чем времени Хотя при этом Помним и времени всегда достаточно просто объективно 90 процентов Ну наименее до 90 процентов их усилий в течение дня просто уходят на то что вообще делать не следует связано с переделками перестройками ошибками стрелками нечетким брифам и так далее Следовательно руководствуясь простым очень важным принципом что не все нужно делать потому что работы всегда больше чем времени но при этом времени всегда достаточно все что действительно нужно делать важно помнить о том что конечно мы с вами записываем и что-то фиксируем боксе не для того чтобы не забывать да Вы на самом деле не обязаны чтобы то ни было не забывать более того очень важно научиться забывать мы с вами записываем как раз таки для решения принципиально обратной задачи все с чем мы сталкиваемся очень важно фиксировать в анбоксия чтобы это никогда не помнить это на самом деле Центральная идея эта идея может показаться забавной лексической игрой но на практике за ней стоит довольно серьезный глубокий скажем так физиологический принцип объем нашего мозга конечно ограничена объем нашей оперативной памяти конечно ограничен и на себя в голове и в памяти огромное количество странных фактов Ну это в общем-то совершенно не нужное упражнение Да я думаю что все вы неоднократно сталкивались с этой ситуацией но вот например у меня есть хобби Да когда мне вообще нечего делать да бывает Я лежу дома выдается там свободные два-три часа чем я занимаюсь я обычно читаю Википедию то есть Я открываю Википедию вбиваю любой Случайный Факт или какой-нибудь Неожиданное незнакомое слово которое услышал или не знаю фамилию какого-нибудь гражданина которая случайно услышал и соответственно начинаю просто читать все статьи которые попадаются мне на глаза и Бывает так что в процессе чтения этих статей ты натыкаешься на информацию которую ты по-любому очень хорошо даже не то что читала прямо знал и свободное оперировал как бы вытаскивая из головы лет 10 назад до сих пор она настолько выветрила что ты они и думать забыл на самом деле умение грамотно очищать память и не держать в голове груду всякой ерунды это очень важное умение Да и поэтому нам собственно сами и нужен бокс фактически второй мост позволяет нам содержать под рукой всю необходимую информацию чтобы к ней возвращаться ровно такой же принцип у нас на самом деле должен работать и со всеми остальными поставщиками информации если мы говорим с Вами про почту то у нас должен быть inbox куда почта просто поступает если мы говорим с Вами про задачу У нас должно быть место куда мы просто фиксируем задачи если мы говорим с Вами про идеи которые посетили нас течение дня у нас может быть либо все тот же самый какой-нибудь какая-нибудь приложуха или система для управления корпоративными задачами куда мы все фиксируем ну либо хотя бы блокнот вообще одна из главных проблем эффективности это конечно проблема блуждающих мыслей Ну или мозговачки все Вы наверняка неоднократно сталкивались проблемы мозга жвачки она воплощается самом деле в двух сценариях первый сценарий имеет мало отношения к тайм-менеджменту но все равно очень сильно мешает быть продуктивным эффективным это когда человек вместо того чтобы осуществлять какие-то целенаправленные действия начинают думать о своей жизни на садится человек и начинает думать там условно Вот так я живу или Ой что будет да Или Ой что там произойдет Ну и так далее нас это довольно тлетворный процесс по сути это то что принято называть внутренний рефлексией и действительно Какую бы книгу по саморазвитию вы не открыли вы всегда встретите с этой простой идеей

невозможно стать продуктивным до тех пор пока ты обуреваем рефлексией любая внутренняя рефлексия требует либо очень быстрого отключения Ну либо по крайней мере способности в течение там двух-трех минут если быстро не получилось Хотя в течение 2-3 минут способности всю рефлексию быстренько от себя отрубить но есть и второе отражение мозгожвачки Я думаю что вы тоже с этим постоянно сталкиваетесь Давайте представим Вы проснулись с утра почистили зубы зашнуровали ботинки накинули первую попавшуюся одежду которая похожа на чистую и поспешили на работу и вот процессе допустим езды там не знаю на такси вам в голову пришла какая-то идея И вы эту идею по каким таинственным причинам никуда не записали Вот вы знаете что сейчас какая-то идея допустим вам пришла в голову мысль типа не знаю сказать Семён семёновичу что его проект двадцатилетней давности можно было делать совершенно по-другому Мы приезжаете в офис обуреваемый желанием сказать это Семён семёновичу на Семён Семёнович Вовсе нет Да допустим он заболел лежит в беспамятстве лежит в бреду дозвониться до него нельзя писать ему бесполезно и дальше что происходит допустим вам говорят допустим делают в понедельник 6 минут появится в пятницу и всю неделю выходите и постоянно вас мучает Эта мысль Давай очевидно не способны ее упустят пустить чтобы вы не делали вы прокручиваете в голове Как вы будете говорить Семён чем мысль может обрастать большими подробностями больше изометричностью на Это хорошо если у вас только одна мысль про Семён Семёнович возможно может прийти идея о том что нужно бы дома Ну например не знаю прибить наконец плинтус на это еще страшнее просто еще весь день выходит и думаете о том как вы будете прибивать плинтус на Именно поэтому так нужен бокс место в которое можно контейнировать любые идеи которые пришли вам в голову в процессе дня записать их и смело про них забыть потому что в конечном счёте всё равно про них не забудете Следовательно рождается очень простой первый элемент эффективной системы коллектор когда бы вам в голову не приходило какая-то идея она должна быть сразу записано повторюсь очень важно не совмещать эту идею с осмыслением этой идеи которая уже имеет отношение к органайз пример допустим вы и ваша команда ведете несколько проектов вам в голову приходят какая-нибудь идея пока вы находитесь на встрече с клиентом и вы прямо во время встречи подождите пожалуйста очень важная Идея мне 15 секунд я запишу себе телефон например Вы заходите в какой-нибудь ваш задачник неважно какой вы используете и хороший правильный продуктивный человек Что делает он просто фиксирует пришла идея по-другому проводить опросы по-другому построить анкету он так и пишет по-другому построить анкету Что делает плохо организованный человек Он пишет по-другому построить анкету находит ответственного за эту задачу стоят они в эту задачу находят проект которым имеет отношение то задача прошивает задачу В проект ставят они дедлайны пишет подробное ТЗ и так далее Это совершенно плотво этот процесс Потому что если мы с вами совмещаем проекты коллекции органайз Мы никогда не сможем сделать нормальный коллеккт сначала необходимо все собрать это отдельный процесс это отдельный блок времени да хотя бы там полчаса час в день когда вы просто все коллектите прочитали все книги которые найден себе запланировали все статьи которые отложили в отложенных собрали там не знаю все исследования которые было интересно со всеми пообщались все с коллективе отдельный процесс этот процессор гонайс Да это отдельно минут 15 полчаса в среднем на каждый час коллектора когда разносите по проектам ставите ответственных выставляете дедлайны придаете больше контекста и так далее То есть очень важно записывать любую идею или задачу которая пришла в голову без рефлексивным образом Да потому что в противном случае повторюсь Весь процесс коллектор утонет Да знаете как это часто бывает дача пришла вы её зафиксировали ответственного наляпалины поставили думаете над следующей блоком информации тут появляется тот на котором кого поставили на подачу говорит что это за задача такая Ой Расскажи мне и все и весь процесс коллекто сразу поехал с ярмарки Да таким образом когда мы с вами параллелим коллекции органайз мы сами для себя наносим непоправимый урон с точки зрения коллектора Что необходимо понимать что в базе своей вас может быть не один бокс повторяющий а несколько другое дело что если вас несколько индексов Ну давайте классический кейс рассмотрим У вас есть прям физический рабочий стол в офисе куда вы клеите стикерочки и вот течение дня мы идея пришла вы на стикере записали наклеили У вас есть допустим задачник какой-то какая-то приложуха и у вас есть блокнотик который вы с собой везде носите

очень важно определиться Что является центром этой системы и построить процесс регулярной перекачки Ну допустим центром является приложуха если у вас команда то скорее всего вы работаете через какую-то приложуху и очень важно настроить процесс переброса данных из подсистем Ну давайте рассмотрим пару простейших примеров допустим Вы целый день клеили стикеры и соответственно Вечером вам на персональном коэме что это такое мы сейчас попозже поговорим необходимо все перенести приложуху вы например подходите к рабочему столу фотографируете его Или допустим вы уже уехали куда-нибудь на встрече середине в офис вас не получится вернуться персональный каем Вы будете проводить не в офисе вы просите либо вашего ассистента либо кого-то то есть отфотографировать ваш рабочий стол и прислать соответственно вам информацию все что было вас на столе оно к вам начинает стекаться вы начинаете переносить то же самое блокнот если в течение дня делали бумажные записи то очевидно что в процессе персонального кайма имеет смысл взять бумажные записи перечитать бумажные записи все самое важное перебить в электронный формат понять Какие задачи из этого вытекают тоже перенести их единое хранилище данных это наверное твоя идея с точки зрения системы ин боксов Если вы используете более одного теперь немножечко о у передачении инбокса Дело в том что inbox может быть совершенно никак не упорядочен А можно все-таки с точки зрения органайза начать упорядочивать и сам бокс Да это особенно хорошо когда мы говорим о системах именно персонального планирования Дело в том что в корпоративном планировании вы так сделать не сможете Да дело в том что в корпоративном планировании Скорее всего вы ставите задачи Исходя из логики например конкретных проектов Да вас есть проект А B C D и так далее и Какая бы идея не пришла вам в голову она почти наверняка имеет отношение к проекту ABCD Поэтому в корпоративном планировщике вы будете действовать исходя из разнесения задач по проектам в случае с персональным планированием Вы можете делать совсем по-другому и вы можете использовать такой механизм или способ до структурирования бокса как карта боя карта боя это бесценный механизм который помогает и на персональных кемах и для того чтобы вашинг-бокс соответственно становился все более и более ценным и полезным карта боя представляет собой классическую mind-карту которую поскольку это ваш персональный инструмент Вы можете упорядочивать ровно так как вам это удобно Ну например повторяюсь в логике корпоративного планирования у Вас могут проекты A B C или D А в логике персонального планирования у вас может быть просто такой раздел как проекты и вот таких бы проектах Какие бы задачи у вас течение дня не всплывали Какие бы письма в inbox например почтовый не приходили и так далее вы все можете это подвешивать сюда а кроме проектов у вас может быть не Проектная деятельность может быть учеба может быть еще что-нибудь сколько угодно Да по сути карта боя таким образом становится для вас способом все еще без рефлексивно Ну или почти без рефлективно разносить всю входящую информацию которая где бы то ни было появляется по как бы неким разделом потом соответственно очень удобно по ним возвращаться следить за тем что произошло смотреть соответственно в какие разделы этой карты боя больше водных в из разных совпадает и так далее второй очень важный Аспект применения бокса состоит в том что у многих людей я сам на самом деле долгое время был жертвой этой идеи есть идея о том что inbox обязательно должен быть совершенным как чаще всего развивается история про внедрение inbox и карты боя Человек естественно начинает новую жизнь с какого-то дня заводит себе inbox заводит себе карту боя начинает мне все регистрировать через какой-то момент времени особенно если привычка пока не установилась он забывает туда что-то вносить И после этого собственно происходит довольно понятная ситуация сначала карта боя приходит некая руинизированное состояние или индекс приходит ронизированное состояние относительно реальности потом человек принимает решение что раз механизм слишком ригидный и медленный для того чтобы эффективно соответствовать тем задачам которые перед ним стоят от него можно дескать отказаться и вовсе необходимо понимать что При таком подходе конечно никогда Нормальный индекс ненормальную карту боя выстроить не получится невозможно достичь идеала как говорил Бригада генерал Джордж Паттон гарантии не существует профессионалы оперируют вероятностями и та же самая идея должна быть у нас воспроизводима относительно ин-бокса и наш с вами карты боя Да Разумеется они не могут быть полностью идеальны они могут отражать какое-то значимое для нас элемент реальности и действительности поэтому есть очень

важный принцип который говорит Макс Дорофеев своей системе фиксации задач необходимо доверять на доверие к системе Да она может быть не идеальна Да она может быть не оптимальна Да вниз какого-то момента может что-то находиться в уронизированном состоянии это не повод от не отказываться и забрасывать это повод условно говоря там если представить что вашинг-бокс это допустим блокнот на перевернуть страницу и как бы с новой недели просто Не занимаясь самбичеванием или вырыванием всех Клоков волос формате ничего не получилось начать заново процедура планирования Ну и постепенного переноса задач с прошлых период Кстати если блокнотах для тех из вас коллеги у кого нет пока не команды не большой компании вам может очень подойти Но даже тех кого есть может подойти просто немножко для других целей замечательный метод наверняка знакомый тем нашим слушателям которые представляют прекрасный пол потому что это вот новшества в системах управления боксом появилась им благодаря девушкам у девушек есть такое замечательное хобби на YouTube можно найти до тысячи видео посвященному посвященных этому хобби которое называется Bullet Journal действительно еще пару лет назад наверное любой уважающий себя девушке был свой собственный Bullet Journal Вот они в обязательном порядке раскрашивали его как анкетки в начальной школе разными цветами и ручками рисовали там какие-то удивительные способы персонального планирования и так далее И вот за счет наблюдения за этим методом даже появилась целая книга посвященная методологии будет Journal в основе методологии были Journal лежит мой любимый класс ежедневников это так называемые точечные ежедневники где не клеточки и не линеечки и не просто белые листы А точечки да вот собственно и вот в этом Будет джорно ли Да собственно Основным способом управления задачами является расстановка точек очень полезный метод психотерапевта назначают его отвлечение синдром дефицит внимания гиперактивности оказывает глубокая психотерапевтическое воздействие на личность человека Вот повторяюсь Если вы работаете один Вы можете применять его и для работы Если Вы работаете Скорее всего в команде или в компании то совместные работы вряд для вас полезен Но для лучшей структурированности собственных мыслей совершенно бесценная вещь но от фактически становится незаменимым универсальным inbox на все случаи жизни после того как мы с вами на всех из всех каналов и источников осуществили какой-то коллеккт мы можем сами переходить к фазе органайз подход карты боя Это не единственный подход который в органайзе можно использовать фактически если взять все подходы к органайзу Мы можем с вами увидеть на самом деле две больших идей первая идея от дат вторая идея от предметных областей от областей ответственности подход от Дат широко развивался в рамках всевозможных методик по управлению временем и повышением производительности которые были приняты Ну где-то примерно 70 80-х годах 20 века несомненно ключевым автором подходов основанных на работе с органайзом от Дат является знаменитый Дэвид Аллен смею полагать что книжки Дэвида Аллена в первую очередь его знаменитую наиболее фундаментальную работу по персональной продуктивности который называется Как привести дела в порядок большинство читали напомню что дэвидали на помимо этой книге что там куча книг вокруг но все-таки ключевые идеи методики которую Аллен называл gtd или getting things done он собственно этой книге Как привести дела в порядок подробно изложил надо понимать что Аллен писал в те годы когда еще не было ни современных Application of для управления задачами и даже на самом деле не было в повседневном реальном пользователепользовании у людей компьютеров поэтому некоторые идеи предлагаемые алином могут показаться шокирующими мне довелось беседовать с людьми которые работают gtd институт и они реально мне показывали фотографии как это было сделано Аллена уалина был гигантский шкаф в этом шкафу было 12 ящиков на каждый месяц когда ты выдвигал этот ящик там были такие Я не знаю наверное многие в канцеляриях бывает такие штуки на рейлингах висели навесные папки каждый дате соответствовала своя навесная папка условно первое Октября 2 октября 3 октября 4 октября и когда Аллена осуществлял процедуры коллектор нашел какой-нибудь газету и в газете например написано 22 мартаря цены на нефть Будут расти допустим Аллен по каким-то причинам полезное отложил себе в inbox вернулся в рамках процедуры к этой

истории увидел что эта штука имеет какое-то решение 22 мартаря примерно прикинул что если 22 марта бряца на нефть Будут расти то ему это допустим информация потребуется за два дня до и к вам то газетную вырезку в папку соответствующую двадцатому R1 это 20 мартаря с утра он вставал даже если происходило через 10 лет брал эту папку открывал её доставал из него всё что она складировался свои задачки письма рекламные буклеты вырезки из газеты и так далее читал с утра всё что мы её накопилось за эти годы жизни в двадцатом марта октября и соответственно радостно после этого планировал для себя день да это вот уже то что фактически мы бы сами называли процедурой ревью такой подход от Дат строго говоря в современных реалиях вот прям в том формате предлагал девитален представить себе довольно сложно Хотя если мы с вами посмотрим на методологию уже упомянутыми Bullet Journal как раз в первую очередь выстроен от Дат хотя и подразумевает в том числе и придачение предметных областей на самом деле если мы посмотрим на любую современную апликуху для управления задачами Мы видим что просто можно выставлять даты Да если в задаче присваиваете какую-то дату то задачу у вас в этой апликухе и всплывёт в нужную да то есть сам подход к планирования распределения информации он скорее вот сместился в логику просто планирование задач по Дам но чаще всего конечно применяется способ планирования от областей при этом нельзя не оговориться о том что когда мы говорим с вами о подходах управления от Дат Ну или от конкретного времени мы всё равно должны иметь с вами в виду потому что этот подход в том или ином виде чем сохраняется поскорее является служебным способом придачения что когда мы говорим о времени мы должны С вами учитывать важный лексический финт если мы заглянем с вами в словарь греческого языка мы увидим с вами что в греческом языке очень хорошо по-прежнему можно увидеть два разных слова для обозначения термина время в русском языке мы с вами на самом деле тоже вот так вот подспудно на уровне такого базового лексического представления понимаем что когда мы говорим слово время мы имеем ввиду две разных сущности но в силу того что обе эти сущности в русском называется время это бывает сложно отследить А в греческом языке есть два термина первый термин называется хронос и он хорошо Я думаю всем знаком когда и если на улице случайного прохожего спросить как будет по-гречески время скорее всего 100% населения Земного шара ответят хронос Да термин является универсальным отсюда хронограф отсюда другие всевозможные упражнения вокруг термина времени и так далее но есть другой термин это термин который гре называли кайрос и он фактически на русский тоже переводится как время но разница вторых между ними огромна хроносом греки обозначали время таком классическом смысле Если бы я спросил сколько сейчас времени там 11 часов 28 минут дата Я бы использовал время в том значении в котором греки называли это хронос Но с другой стороны все мы знаем про такие в расхожие выражения как Делу время потехе час настало время праздновать и спится тайм и так далее и тому подобное то есть мы с вами широко применяем слово время еще смысле того что сейчас имеет место быть некий период оптимальный для чего-то Да есть Время собирать камни есть время разбрасывать камни Вот если бы мы взяли сами это высказывания про собирать и разбрасывать камни и попробовали бы перевести на греческий то мы бы с вами уже имели дело с тем термином который или не называли кайрос Вот это кайрос время делать что-то по сути своих современных подходах тайм-менеджменту кайрос используется следующим образом и часто вопреки что вы можете это встретить это привязка задачи геопозиции Вот например Мы в агентстве используем сервис кликап в нем есть такой способ представления задач как мэпс Карты Вы можете все задачи какого-нибудь проекта взять и тупо привязать какие-нибудь адрес на карте например эти задачи делай когда ты в офисе эти задачи делай когда ты рядом с булочной эти задачи делай когда-то не знаю рядом с офисом клиента Да и собственно сервис когда ты будешь рядом с этим местом тебе будет подсказывать типа ты рядом с булочной пора делать задачи в системах персонального планирования это еще лучше распространено если вы возьмете задачник обычный даже классические задачник который поставляется вместе с операционными системами телефонов напоминание вы увидите там к любой задачке можно подцепить геопозицию целевую и Вам будут напоминать об этой задачке Каждый раз когда вы оказываетесь какой-то рядом с какой-то геоточкой это по сути своей кайрос Да каждый раз когда я рядом с булочной напоминаю мне купить хлеб Да во сколько я кажутся рядом с булочной для меня не важно поэтому хронос для меня не имеет значения в 11 часов 15 часов но для меня важен принцип

того что каждый раз когда по времени я окажусь рядом с булочной ты мне говори ага самое время покупать хлеб подход к придачению задач от предметных областей основан как раз таки на идее карты боя но Разумеется любой карте боя должна предшествовать некая процедура освобождения головного мозга от всего что у вас головном мозге есть вообще процедуру освобождения имеет смысл конечно проводить определенные регулярностью смысла очень простой по сути вы безрефлективно берете гигантский лист бумаги или компьютер или например неро и начинаете там на стикерах выписывать все задачи которые вам известны которые перед вами стоят на текущий момент любой области жизни в процессе выписывания достаточно быстро обнаружите что многие из этих задач могут легко сгруппированы между собой какие-то макро блоки эти макро блоки скорее всего и станут теми предметными областями по которым вам имеет смысл строить свою карту или карту боя это Майн карту можно держать на бумаге можно держать в электронном виде соответственно Если вы можете использовать для простые средства визуализации это может быть видео или это может быть миро опять же а можете использовать профессиональные средства для отрисовки майнд карт они имеют гораздо больше возможностей опций но Лично я по своему опыту конечно рекомендую x-mind кому-то больше особенно если вы пользователь Microsoft Windows может понравиться Mind Manager менеджер обладает рядом прекрасных опций для пользователей винды Потому что нативно интегрируется со всеми аппаратными средствами офисного пакета свардом сауд луком с Excel с PowerPoint но к сожалению происходит Это только на операционной системе Windows менеджера есть клиент для macos но он сильно зарезанный по функционалу а стоит тех же бешеных денег что и менеджер для Windows вот x-mind стоит совершенно незначительных денег вот но при этом соответственно является и облачным десктопным очень хорошо подходит для работы именно на Mac OS правда встроенных каких-то глубоких интеграций не имеет но при этом очень функционален позволяет быстро развернуть из майн-карты диаграмму ганта позволяет быстро внутри Minecraft и расставить огромное количество всевозможных обозначений экспортировать и импортировать в том числе в всевозможные форматы да то есть с ним действительно очень удобно работать Когда в рамках процедуры освобождения идей из головы обычно процедур стоит закладывать 7-8 часов да то есть где-нибудь там воскресенье сесть и прям вот целый день посвятить процессу выгрузки из головы всех задач у вас физически возникают эти предметные области Согласно этим предметным областям Вы упорядочиваете то что у вас дальше следует за вашим боксом папки в задачнике страница в ежедневнике что-нибудь еще после чего вы вполне себе можете собранные задачи начинать по этим предметам областям распихивать и каждый раз Теперь когда у вас в вашем боксе скапливается какое-то количество водных я специально используют термин водный Просто письма задачи полезные статьи и так далее вы все эти водные начинаете разносить по этим предметным областям чтобы они у вас их копились практика показывает что очень полезна бывает принять для себя какую-нибудь цветовую кодировку этих предметных областей вообще на мой взгляд лучшее что можно сделать это взять для себя 4 главных предметных области и закрепить за ними четыре цвета Почему 4 сейчас станет Понятно Потому что с четырьмя цветами потом очень легко управляться с точки зрения мелкой настройки под себя любых предметов используемых в работе Ну давайте представим что нас четыре предметных области 4 цвета Outlook Или например Google почтовик дает вам шикарные возможности настроить для себя цветовые теги с точки зрения органайса Вы можете дальше настроить правила и письма будут сами раскладываться по определенным папкам то же самое Outlook под этими цветами можете закрепить для себя Ну например цвета ивентов в календаре и лучше видеть соответственно на какие предметные области Вы тратите сколько времени Если вы логируете время с помощью то угла клоки фай или других систем точно так же можете внедрить для себя цветовую маркировку и соответственно можете соответственно себя потом смотреть Сколько времени вы потратили в оплаченных и неоплаченных часах нательные предметной области Если вы размещаете стикеры у себя на столе прям клеить физические стикеры можете этими же самыми цветами помечать эти стикеры Если у вас есть блокнот Вы можете проклеивать блокнот каким-нибудь А стикерами для разграничений а плюс Я думаю что многие это практикуют возможно не все практикуют это так я знаю что широко меняется ситуация когда на работе стал компьютер ставится Матрица эйзенхауэра когда прямо на рабочий стол место обоев составляется история типа важно срочно там срочно неважно и так

далее но вот если предположить что взялись 4 предметных области и покрасили в четыре разных цвета нет ничего проще чем вместо обоев на рабочий стол поставить Вот такой вот 4 частное собственно заставку и все папки файлы и прочую информацию что раскопятся на компец на растаскивать по тем областям рабочего стола где им самое место исходя из Света вот этой вот рабочий суп области да Если вы работаете на маках и при этом используете например широко э-э диагональные например дополнительный мониторы то вам наверняка очень понравится приложение magnet оно позволяет ещё и окна например браузеров очень легко закреплять за тем или иными областями и по сути своей работать с одним компьютером как с четырьмя параллельными компьютерами не путаясь в том какая предметная области Какая область контроля или какая область у вас сейчас находится это Особенно удобно когда вы одновременно работаете например над четырьмя проектами одновременно четыре проекта 4 клиента и вам с каждым клиентом и с каждым проектом надо прям что-то делать Да прям вот тут это действительно может стать для вас очень хорошим подспорьем таким образом достроим нашу систему как только появилась идея мы ее сразу записываем То есть сразу фиксируем в inbox записали и через какое-то время совершенно точно не сразу ко всем записанным и накопленным идеям Мы возвращаемся их организуем а что значит организуем разносим по областям разносим по ответственным разносим по дедлайном дополняем контекстом Совершенно очевидно что часть накопленного может нам с вами никогда не понадобится поэтому очень важно когда мы их с вами оцениваем да то есть когда мы подвергаем с вами попытки организации Нам необходимо с вами пройти своего рода простейший тест первый можно ли собранную информацию или занесенную сюда мною задачу как-то использовать или как-то решить прямо сейчас за пару минут Проходит ли задача тест на две минуты очень важно научиться этому правилу если задачу можно выполнить за две минуты даже если дедлайн по ней через 25 тысяч лет надо ее необходимо сделать сразу же ни в коем случае нельзя откладывать задачи которые можно выполнить за две минуты даже если дедлайн по ней очень далек ее надо делать сразу Если да что делаем здесь может стать вопрос но десять а вдруг у меня другие приоритеты на Вдруг у меня уже есть какие-то задачи стоят более резонный вопрос Если вас есть другие приоритеты другие задачи чего вы полезли организовывать inbox на очевидно что другие приоритеты другие задачи делайте их бокса доберетесь потом Но если уж у вас нашлось время организации бокс А конечно в идеале время на органайзен боксе нужно зашивать себе в календаре прям закладывается с утра часик днем полчасика и день вечером точно задачу требует две минуты выполнить можете а если не можете отступать конфликт с текущими приоритетами то и не надо было лезть если задачу нельзя выполнить за две минуты или эту информацию нельзя никак применить то нужно соответственно вопрос а можно ли этой задачи придать вот этот пресловутый контекст найти ответственного и поставить по ней дедлайн и так далее дедлайн ну условно можно поставить или нет Если да то составим дедлайн если ответственность другой не мы делегируем Если нельзя то конечно универсальные истории является такая история например в приложении finks на айфонах есть такая штуковина папка которая называется когда-нибудь такую задачу или такую информацию Если мы считаем что неизвестно когда точно нам это в жизни пригодится можно сложить когда-нибудь можно проверять не каждый день когда-нибудь можно проверять Раз в месяц Да И Совершенно очевидно что если в этом когда-нибудь что-то очень давно лежит то возможно оно никогда вам больше в жизни не потребуется то есть оттуда это дело можно смело удалить на самом деле Конечно все эти задачи которые Копится в боксе полезно еще и проверять на фильтр того Действительно ли Задача В принципе надо делать Да часто бывает так что идея в моменте кажется отличный но уже спустя денёк кажется совершенно бессмысленные беспощадной поэтому надо смело учиться задача отсекать более часто этот вопрос допустим у меня в боксе много дней висит какая-то задача А я не делаю не делаю с 99 целый 99 соток процент вероятности задачу и не надо делать то есть если вы например 5 дней какую-то еще не сделал не делали и никто не умер скорее всего задач никому не нужна Да

поэтому и конечно можно отсюда смело Удалить Ну Кроме тех исключений когда мы имеем дело именно сознательный прокрастинации Да мы знаем что по задача стоял дедлайн Но мы ничего не предприняли чтобы сделать Ну тут явно дедлайна она кому-то нужна если задача появилась как идея И целых пять дней никто не умирал от того что вы не реализовали Ну явно можно от этой идеи смело отказаться чтобы она у вас дальше в голове не лежала по сути своей просто как вы осуществили полноценный органайз Вы должны по сути своей обращаться к этой всей системе с позиции review что тоже очень важно не надо путать органайсы ревью с точки зрения менеджмента это процедуры планирования и контроля органайз это планирование review это контроль Если вы в процессе планирования начинаете бегать по задачам Ну допустим у вас есть команда людей и спрашивать А что с этой задачей что с этой задачей то вас не получится ни нормального планирования Не нормального контроля процедуры планирования контроля с очевидностью должны быть разомкнуты планируем в одно время осуществляем ревью в другое время reviewitch мы с очевидностью можем с вами два класса вещей Первое это наша собственная задача второй класс это поручение которое мы дали Вот почему Например персональной карте боя полезно иметь такой раздел как мои поручения то что я поручил другим людям Ну и можно еще иметь раздел мои обещания то что я пообещал сделать другим людям в корпоративных системах очевидно поручение очень легко отследить через какие-нибудь фильтры например ТАСС сайт by me то есть задача по которым я выставил ответственных или ТАСС created by соответственно те которые я создал Да но это уже повторяюсь к вопросу корпоративного управления очень важно в процессе View постоянно задаваться вопросами о том всё ли ещё нужно делать эту задачу и Конечно каждый раз когда мы видим что какая-то задача выполнена следует задаваться вопросом а какие следующие Шаги по ней стоит предпринять одна из ключевых конечно ошибок состоит в том что очень часто задачи выполняется но снова новые шаги не продумываются и в итоге эта работа оказывается работой в стол поэтому никогда нельзя просто считать что задача принята и Бог бы с ней Да кроме не задавшись вопросом о том какие ещё дальнейшие действия стоит предпринять лично вам или другим участникам команды ну и соответственно важно понимать что do то есть процесс работы над задачей это тоже отдельный класс процессов Если вы будете одновременно иду и коллеккт do и органайз или do I review то у вас конечно ничего не получится На самом деле именно отсюда вытекает весь набор принципов нацеленных на повышение качества дуб разду не должен быть совмещен ни с коллектором ни с органайзом ни с ревью Значит надо сделать все для того чтобы никто не пытался к вам залезть пока выдум что это значит ну первый конечно самое главное правило это полностью исключить все прерывания мне еще не доводилось встречать продуктивного человека у которого были бы всплывашки на рабочем столе нотификации в телефон или например включенный звук для того чтобы слышать когда звонят и вообще не могу себе представить например ситуацию на моей личной практике чтобы кто-то мог до меня дозвониться предварительно это со мной не согласовав Да я могу пропустить звонок а потом увидите перезвонить но звонить мне пока я работаю конечно совершенно недопустимо на недопустимо чтобы справа летели сообщения новое письмо новое сообщение в чат Telegram и так далее на Разумеется Кроме тех случаев когда Ваша работа связана с работой оператора службы поддержки на оператор службы поддержки конечно может и более того должен видеть эти сообщения потому что они составляют смысл его работы Да но всё что соответственно прерывает с точки зрения попытки вторгнуться должно быть исключено вторгается в нас вводные водные насторгаются когда мы коллекцию Да повторяется совмещать do и collect ни в коем случае не допустимо Как говорит Александр сем Фридман за два часа никто не умрет А если умрет Туда ему и дорога Ну и действительно представить себе что кому-то что-то нужно от вас настолько срочно чтобы он прямо сейчас требовал вашего ответа но согласитесь довольно сложно Я столько вы не работаете Ну не знаю в объектах военного назначения конечно же бывают экстренные ситуации поэтому все правильно нужно оставить клиенту экстренный канал для связи завести себе второй телефон держать его всегда включенным Давайте Вот только людям которые должны иметь ему доступ и стать просить их звонить только в тех случаях когда вообще не ждёт 2 часа к исключению прерываний относится и

конечно коммуникация с коллегами например мне доводилось время одни из наших клиентов компании Philips Нам подарили лампы и вот у меня и у Сергея худобекова которого тоже в курсе видели были такие лампы которые разным цветом светили да И когда с нами можно было говорить мы их зажигали зеленым светом А когда нельзя было говорить красным светом Например можно использовать простейшие таблички да типа таблички формате занят очень занят смертельно занят свободен готов поговорить можно если в компании существует хорошо отработанные процедуры взаимодействия с календарями выставлять в календаре типа вот этот период со мной можно говорить с этот период ко мне ни в коем случае подходить нельзя Ничто так не мешает как постоянные подлеты каких-то людей с вопросами по этому вопросы конечно Необходимо задавать Только четко установленное время Ну опять же Кроме тех случаев когда работа построена только исключительно на внутри помещения коммуникации